Đối với ngành du lịch lưu trú, việc có thể vận hành và quản lý một chuỗi những phòng ốc/ căn hộ thực sự là một bài toán nan giải. Tuy nhiên, nhờ vào sự phát triển vượt bậc của ngành Công nghệ thông tin nói riêng và cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 nói chung, các hệ thống PMS – phần mềm quản lý khách sạn đã được ra đời, trở thành một giải pháp công nghệ mới “hoá giải” toàn bộ các trăn trở của những người quản trị doanh nghiệp ngày nay.
Hôm nay, Cohousing sẽ cùng bạn đi tìm hiểu kỹ càng xem hệ thống PMS là gì và tầm quan trọng của hệ thống PMS trong ngành dịch vụ lưu trú những năm trở về đây nhé!
Mục Lục Bài Viết
KHÁI NIỆM VỀ PMS
PMS thực chất là từ viết tắt của cụm từ Management System – phần mềm quản lý thông tin dành cho các doanh nghiệp lưu trú.
PHÂN LOẠI PMS
Với các phần mềm quản lý khách sạn PMS hiện nay, chúng ta có thể chia ra làm 2 loại chính:
| Phần mềm PMS truyền thống | Phần mềm PMS ứng dụng công nghệ điện toán đám mây (Cloud-based) | |
| Hệ thống & cài đặt | Doanh nghiệp cần đầu tư một khoản chi phí lớn để mua và lắp đặt phần cứng và các phần mềm khác liên quan, lưu trữ dữ liệu cục bộ tại khách sạn | Chỉ cần bỏ ra một khoản tiền nhỏ hàng tháng, giá cả hợp lý, không hề tốn chi phí set-up. Toàn bộ dữ liệu được lưu trữ trên đám mây, nhà quản trị hay các nhân viên đều có thể truy cập từ xa, chỉ cần với một thiết bị có kết nối internet |
| Đội ngũ IT | Phải duy trì một đội ngũ nhân viên IT có chuyên môn cao để vận hành và bảo trì hệ thống | Không cần nhân viên IT, đơn giản dễ sử dụng |
| Ưu điểm | Không sử dụng tới đường truyền internet – hình thức offline
Giảm thiểu rủi ro về bảo mật dữ liệu Tốc độ & khả năng xử lý dữ liệu lớn nhanh |
Hình thức online – sử dụng công nghệ điện toán đám mây, truy cập được từ bất cứ đâu
Tự động sao lưu và bảo mật dữ liệu Cập nhật tự động – miễn phí, dễ dàng nâng cấp & mở rộng |
| Nhược điểm | Hệ thống phần cứng cồng kềnh, phức tạp và tốn kém
Chỉ truy cập được ở các máy tính được kết nối trong khuôn viên khách sạn Tốn chi phí cho đội ngũ nhân viên IT & chi phí bảo trì |
Vấn đề bảo mật dữ liệu online
Cần đường truyền ổn định và duy trì kết nối 24/7 |
Với xu hướng công nghệ 4.0 ngày càng phát triển, đa số các doanh nghiệp lưu trú đã, đang và sẽ đều chuyển sang sử dụng phần mềm PMS quản lý hệ thống dựa trên công nghệ điện toán đám mây bởi những ưu điểm vượt trội của nó về tính năng và chi phí. Đặc biệt là những tập đoàn khách sạn nổi tiếng thế giới như Marriott, Accor đã tin dùng và sử dụng các phần mềm PMS cloud-based – nhất là Opera để quản trị vận hành.
CÁC TÍNH NĂNG & TẦM QUAN TRỌNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ PMS
#1: Phần mềm quản lý PMS là sự tích hợp của nhiều chức năng, phòng ban khác nhau để phục vụ cho các công việc quan trọng cũng như hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, như việc quản lý nhân viên, đặt phòng khách sạn, ghi chú yêu cầu của khách hàng, kế toán, thu – chi trong khách sạn,… Tất cả các thông tin và dữ liệu này được đồng bộ hoá về một máy chủ, giúp cho người quản trị có cái nhìn toàn diện nhất về tình hình hoạt động kinh doanh của khách sạn.
#2: Thông qua hệ thống quản lý PMS, các bộ phận/phòng ban trong khách sạn có thể phối hợp với nhau “mượt” hơn và tối ưu hóa việc vận hành kinh doanh lưu trú từ xa và tối giản chi phí cũng như thời gian quản lý.
#3: Trong thời buổi cạnh tranh khốc liệt hiện nay, các nền tảng OTAs (Airbnb, Luxstay, Booking, Agoda,..), Facebook, Zalo,… được cái doanh nghiệp sử dụng tối đa triệt để. Phần mềm PMS sẽ giúp các nhà quản trị tiếp nhận thông tin đặt phòng của toàn bộ các khách hàng từ tất cả các kênh OTAs, sau đó sắp xếp và tổng hợp lại dữ liệu một cách rõ ràng, cụ thể và dễ theo dõi.
Việc này sẽ giúp tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều lần khi đồng thời tin nhắn cũng được đồng bộ về một ứng dụng với một giao diện hiển thị tất cả các cuộc hội thoại với khách hàng, cho phép chăm sóc khách hàng qua tin nhắn. Từ đó, nhân viên có thể kịp thời giải đáp thắc mắc, hỗ trợ khách hàng tối đa, đảm bảo sự hài lòng cho khách hàng trong thời gian ngắn nhất.
#4: Xử lý vấn đề overbooking một cách triệt để bởi cơ chế đồng bộ lịch đặt phòng (Multi – Channel Calender). Tính năng này sẽ tự động quản lý và cập nhật số phòng trống trên các kênh OTAs từ dữ liệu của các booking đã được đồng bộ, dễ dàng cập nhật thông tin về tình trạng của từng phòng đến với khách hàng một cách thông minh, nhanh gọn.
#5: Độ chính xác cao và tránh thất thoát. Khi việc quản lý dữ liệu thông tin đã không còn là khó khăn thì độ chính xác và minh bạch của các báo cáo sẽ luôn được đảm bảo ở mức độ rất cao. Chúng ta vẫn biết rằng máy tính hay AI vốn luôn có khả năng tính toán chính xác và nhanh chóng hơn con người rất nhiều mà.
#6: Một trong những tính năng nổi trội nhất của phần mềm PMS hiện đại ngày nay chính là khả năng hỗ trợ làm việc & quản lý từ xa. Nhà quản lý có thể truy cập phần mềm này từ bất cứ đâu, chỉ với một thiết bị di động (điện thoại smartphone, laptop, tablet,…) có kết nối internet và một vài thao tác đơn giản.
NHỮNG ĐIỀU CẦN CHÚ Ý KHI LỰA CHỌN MỘT PHẦN MỀM PMS
GIAO DIỆN – CÁCH SỬ DỤNG
Một giao diện trực quan và dễ dàng trong việc sử dụng sẽ thuận tiện hơn rất nhiều cho việc quản lý khách sạn và tăng doanh số kinh doanh. Sở hữu một phần mềm PMS tốt hỗ trợ, các thao tác trong công việc hàng ngày sẽ trở nên tinh gọn và nhanh chóng, hiệu quả hơn rất nhiều.
CHI PHÍ
Khi đang cân nhắc báo giá của một hệ thống PMS, bạn nên hỏi rõ ràng xem mức giá này đã bao gồm các chi phí set-up và sửa chữa phần mềm không, có tốn chi phí thêm cho việc mở rộng mạng lưới hay tích hợp với bên thứ ba,… không nha! Tạo ra thêm được doanh thu cho khách sạn, nhưng đồng thời việc tối thiểu hoá các chi phí phát sinh này cũng là một điều bạn cần lưu tâm.
TÍNH BẢO MẬT
Nhà cung cấp này có uy tín, đáng tin cậy không? Họ sẽ xử lý dữ liệu của mình như thế nào? Mức độ bảo mật của hệ thống mà họ cung cấp tới đâu? Hãy đặt ra hàng loạt những câu hỏi như thế này và tìm hiểu kỹ càng cho đến khi bạn có một câu trả lời thích đáng. Nói cho cùng thì độ bảo mật dữ liệu/ thông tin là một trong những yếu tố quan trọng nhất mà.
KHẢ NĂNG QUẢN LÝ – TRUY CẬP TỪ XA
Không phải lúc nào bạn cũng có thể túc trực tại khách sạn để điều hành việc quản lý. Hãy lựa chọn một hệ thống PMS cloud-based phù hợp có khả năng truy cập từ xa để để công việc của bạn và mọi người trở nên dễ dàng hơn.
DỄ DÀNG TÍCH HỢP VỚI BÊN THỨ 3
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, chắc chắn doanh nghiệp của bạn sẽ có những giai đoạn muốn triển khai tích hợp phần cứng/ phần mềm khác của đơn vị thứ 3 để nâng cao chất lượng hệ thống. Hãy đảm bảo từ đầu rằng phần mềm PMS mà bạn lựa chọn có khả năng tích hợp các tính năng bên ngoài này.
DỊCH VỤ CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG
Không ít thì nhiều, bạn chắc chắn sẽ gặp phải một số vướng mắc trong quá trình sử dụng phần mềm. Đây là điều khó tránh khỏi, vậy nên hãy tìm cho mình một nhà cung cấp mà bạn hoàn toàn tin tưởng, cũng như đảm bảo rằng họ sẽ phản hồi và cung cấp dịch vụ hỗ trợ một cách nhanh chóng 24/7.
TỔNG KẾT
Cohousing hy vọng rằng bài viết trên đã cung cấp cho bạn những kiến thức bạn cần biết về hệ thống PMS và lý do vì sao bạn nên đầu tư một phần mềm như vậy. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm một phần mềm quản trị doanh nghiệp, Cohousing xin được giới thiệu tới bạn hệ thống quản trị doanh nghiệp Cohost AI – phần mềm PMS cloud-based chuyên biệt cho homestay đầu tiên xuất hiện tại Việt Nam.
