Quản lý công việc hiệu quả là một trong những yếu tố không thể thiếu để đi đến thành công. Khối lượng việc ngày một nhiều đòi hỏi bạn phải có khả năng bóc tách, phân loại và sắp xếp thứ tự ưu tiên sao cho phù hợp với thời gian của bản thân.
Nhằm hỗ trợ người dùng sắp xếp và tối ưu hiệu quả công việc, Trello ra đời và trở thành một trong những ứng dụng quản lý được ưa chuộng hàng đầu. Vậy, Trello là gì và sử dụng Trello thế nào thì hiệu quả? Mời bạn cùng tìm hiểu thông qua bài viết sau!
Mục Lục Bài Viết
Tìm hiểu về Trello
Trello là gì?
Mặc dù đã rất phổ biến trên thế giới và cả Việt Nam, vẫn có nhiều người đặt câu hỏi: Trello là gì?
Trello là công cụ được sử dụng để quản lý công việc, được thiết kế dựa trên các nguyên tắc của phương pháp Kanban (Nhật Bản). Theo nguyên tắc này, bạn có thể chia công việc của mình thành 3 trạng thái khác nhau, gồm: to-do (việc cần làm), do-ing (việc đang làm) và done (việc đã hoàn tất).
Với Trello, lúc mới nhận việc hoặc nhớ ra việc cần làm, bạn có thể đặt nó vào trạng thái “to-do”. Lúc đang thực hiện công việc, hãy di chuyển nó đến trạng thái “doing”. Và một khi đã hoàn thành xong công việc, bạn có thể đổi sang trạng thái “done”.
Giao diện của Trello khá đơn giản, dễ sử dụng ngay cả với những người mới bắt đầu học cách quản lý dự án. Tuy nhiên, các tính năng của Trello lại cực kỳ mạnh mẽ, có thể chứa đựng đa dạng các loại tệp khác nhau, có thể tạo deadline cho công việc, thêm vào những ghi chú quan trọng, cho phép các thành viên theo dõi tiến độ làm việc của nhau,…
Trello giúp ích gì cho bạn?
Cùng với các phần mềm và công cụ quản lý công việc khác, Trello đang dần trở nên gần gũi hơn với học sinh, sinh viên và nhân viên văn phòng ở Việt Nam, với các chức năng như:
- Hỗ trợ sắp xếp, quản lý đầu việc rõ ràng theo lịch trình, vị trí, trạng thái,…
- Phân chia công việc cho thành viên trong nhóm
- Theo dõi tiến độ hoàn thành công việc của bản thân và những người cùng hợp tác
Trello là công cụ hoàn toàn miễn phí, có thể dễ dàng được truy cập thông qua website hoặc ứng dụng (app). Tuy nhiên, nếu muốn sử dụng một số tính năng cao cấp hơn như đo lường thời gian làm việc thì bạn phải nâng cấp tài khoản. Trello có nhiều mức phí khác nhau để bạn lựa chọn.
Hướng dẫn chi tiết sử dụng Trello để nâng cao hiệu quả công việc
Đừng chỉ tìm hiểu Trello là gì và mường tượng nó trong đầu, hãy thử sử dụng nó để quản lý công việc và nâng cao hiệu suất bản thân!
Trello gồm những thành phần nào?
Cấu trúc của Trello khá đơn giản, bao gồm các thành phần: bảng, danh sách và thẻ. Giao diện của Trello cũng tương tự như giao diện của một bảng ghi chú mở rộng. Cụ thể:
- Bảng (board): là một không gian làm việc của bạn trên Trello. Bạn có thể thêm vào bảng nhiều danh sách đầu việc, phân chia & di chuyển các danh sách đó,…
- Danh sách (list): mỗi bảng sẽ bao gồm nhiều danh sách, và bên trong mỗi danh sách có thể bao gồm nhiều thẻ. Hãy tưởng tượng ra một bảng ghi chú có nhiều cột, mỗi cột trong đó là một danh sách, được phân biệt bằng tên hoặc màu sắc.
- Thẻ (card): đơn vị nhỏ nhất, thường được dùng cho các đầu việc cụ thể, cần được thực hiện. Bên trong mỗi thẻ, bạn có thể ghi chú tên, thông tin, hình ảnh, lưu ý,… về nhiệm vụ/đầu việc đó. Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể tạo ra các mẫu thẻ với các mục cần thiết, rất tiện lợi cho việc điền thông tin công việc về sau.
Với các thành phần trong Trello, người dùng có thể dễ dàng chỉnh sửa chỉ với một cú nhấp chuột. Ngoài ra, các thẻ và danh sách cũng có thể được di chuyển dễ dàng với thao tác kéo thả, sao cho phù hợp với mục đích và trạng thái công việc. Tất cả đều rất đơn giản, dễ thực hành.
Hướng dẫn đăng ký Trello
Sau khi đã tìm hiểu Trello là gì và những thành phần cơ bản của công cụ này, nếu có hứng thú, bạn có thể bắt đầu đăng ký riêng cho mình một tài khoản miễn phí để sử dụng.
Dưới đây là các bước cơ bản để đăng ký một tài khoản Trello
- Bước 1: Truy cập vào website Trello và chọn Đăng ký
- Bước 2: Bạn có thể chọn đăng ký bằng địa chỉ email hoặc liên kết tài khoản Trello với tài khoản Google, Microsoft, Apple hoặc Slack. Sau đó nhấn chọn Tiếp tục. Ở bước này, bạn có thể chọn ngôn ngữ là tiếng Việt để dễ thao tác.
- Bước 3: Bổ sung thêm một số thông tin cơ bản và nhấn chọn Đăng ký
- Bước 4: Đặt tên cho không gian làm việc của bạn trên Trello và nhấn Tiếp tục để hoàn tất quá trình đăng ký.
Cách sử dụng Trello hiệu quả
Như vậy là, chỉ với 4 bước đơn giản, bạn đã có được một tài khoản Trello hoàn toàn miễn phí để sử dụng. Tham khảo ngay một số tips sau đây để có thể trở thành “bậc thầy Trello” và quản lý công việc của mình một cách hiệu quả nhất có thể nhé!
Trello rất dễ sử dụng, bạn có thể dùng các template sẵn có hoặc tùy biến và điều chỉnh theo các mức độ khó và độ phức tạp của dự án. Sau khi điều chỉnh, template Trello sẽ giúp bạn quản lý dự án một cách bao quát, chặt chẽ hơn.
Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng một số tips sau để quá trình dùng Trello trở nên dễ dàng và thú vị hơn:
- Double-click (nhấp đôi) chuột trái ở bất kỳ không gian trống nào để tạo List mới ngay trước hoặc sau khi vị trí nhấp chuột.
- Kéo thả hoặc copy-paste các file hoặc hình ảnh từ desktop và các trang web khác lên Trello và dễ dàng hơn trong việc chia sẻ thông tin với team member của bạn.
- Thực hiện động tác hàng loạt trong cùng một list. Bạn chỉ cần click vào nút ba chấm ở phía trên cùng bên phải của list, sau đó chọn thao tác tương ứng là được.
Hi vọng rằng qua bài viết trên đây của Cohousing, bạn đã hiểu được Trello là gì, cũng như cách để sử dụng Trello trong quản lý công việc và dự án cá nhân. Nếu có thắc mắc hoặc lời nhắn nhủ, bạn có thể bình luận ở ngay dưới bài viết. Và đừng quên theo dõi Cohousing để cập nhật những bài viết mới hấp dẫn nhất nhé!
