Vấn đề được quan tâm gần đây là cách thích ứng với trạng thái bình thường mới. Rất nhiều hoạt động được tổ chức online, dẫn đến sự ra đời của nhiều format tổ chức mới, một trong số đó là Webinar.
Hãy cùng Cohousing tìm hiểu về Webinar nhé.
Mục Lục Bài Viết
Webinar là gì
Webinar, hay chính là web-based seminar, là những buổi hội thảo được tổ chức trên internet. Vì vậy, cũng như các buổi hội thảo, webinar là một dịp để mọi người tụ tập và trao đổi thông tin. Thường đó sẽ là những buổi chia sẻ kinh nghiệm, cung cấp thông tin, kiến thức hoặc buổi huấn luyện,…
Cốt lõi của webinar là để cung cấp thông tin, kiến thức, vì vậy webinar có thể sử dụng trong rất nhiều lĩnh vực, trong nhiều dịp đặc biệt.
- Một trường đại học có thể tổ chức sự kiện hướng nghiệp cho sinh viên dưới dạng một webinar.
- Một công ty có thể tổ chức một sự kiện cung cấp thông tin về cách vận hành, văn hóa, môi trường làm việc của mình để xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng của mình (Employer Branding) thông qua một buổi webinar.
- Hoặc cũng có thể, một trung tâm giáo dục tổ chức một buổi trao đổi phương pháp, kỹ năng cho học viên thông qua một buổi webinar.
Sự đa dạng trong nội dung, cách tiến hành, đặc biệt là việc có thể tùy chỉnh theo mục đích của người tổ chức, webinar trở nên rất phổ biến, nhất là khi việc đi lại bị hạn chế khi đại dịch vẫn đang hoành hành. Hiện tại, các buổi webinar với mục đích quảng bá thương hiệu hay trao đổi kỹ năng là phổ biến nhất.
Lợi ích của webinar
Webinar là một phương án thay thế tốt cho các buổi hội thảo trực tiếp vì nó đem lại những lợi ích nhất định.
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Khi tham dự một buổi hội thảo trực tiếp, một người phải đi đến địa điểm tổ chức, nơi có thể chỉ cách vài bước chân hoặc cách nhà bạn nửa thành phố. Nếu thời gian tổ chức là thời gian dễ xảy ra tình trạng ùn, tắc đường, thì việc đi lại còn tốn nhiều thời gian hơn. Và đương nhiên, việc đi lại sẽ luôn tốn một khoản tiền, dù ít dù nhiều.
Nhưng khi tham dự một webinar, tất cả những gì bạn cần chuẩn bị là kết nối mạng ổn định, quần áo lịch sự và một thái độ sẵn sàng khám phá cái mới. Thay vì phải ra khỏi nhà 30 phút trước khi sự kiện diễn ra, bạn chỉ cần mở mạng lên trước 15 phút. Và thay vì phải đi một quãng đường xa xôi, bạn có thể tham gia webinar ngay tại căn nhà của mình, giúp tăng cảm giác thoải mái.
Hơn nữa, tổ chức một buổi webinar là một phương pháp tiết kiệm hơn nhiều so với hội thảo trực tiếp. Với vai trò là người tổ chức, bạn không phải dành thời gian nghiên cứu các địa điểm phù hợp để tổ chức, trả tiền thuê địa điểm, chuẩn bị thức ăn, đồ uống cho khách tham gia, hay thuê máy móc phục vụ cho sự kiện như âm thanh, ánh sáng. Rất nhiều khoản chi phí được giảm thiểu, giảm bớt gánh nặng chuẩn bị cho đội ngũ hậu cần.
Tiếp cận được nhiều khán giả hơn
Một buổi webinar xóa bỏ chi phí đi lại, nhờ vậy xóa bỏ khoảng cách về địa lý giữa người tổ chức và người tham gia. Vì lý do này, khi tổ chức một buổi hội thảo trực tiếp, bạn chỉ tiếp cận được những người ở khu vực xung quanh, với bán kính hạn chế. Với một buổi webinar, bạn có thể trò chuyện với những người cách bạn hàng nghìn dặm. Dù bạn ở Hà Nội, bạn vẫn có thể trò chuyện với một người ở Đà Nẵng hoặc Cần Thơ.
Dễ dàng ghi hình lại
Một sự kiện có thể tổ chức vào thời gian và ở địa điểm không thực sự phù hợp với một số người. Nhưng với chức năng ghi lại, vấn đề này đã được giải quyết. Bạn có thể gửi bản ghi lại buổi webinar cho những người hứng thú mà chưa có cơ hội tham gia. Bằng cách này, bạn vẫn có thể tiếp cận được với nhiều người hơn so với một sự kiện trực tiếp. Video ghi lại cũng có thể là tư liệu tham khảo khi tổ chức webinar trong tương lai, hoặc là nguồn tài liệu sử dụng cho việc quảng bá.
Thách thức khi tổ chức webinar
Các vấn đề kỹ thuật
Thách thức hàng đầu khi tổ chức webinar là các vấn đề kỹ thuật. Lý do chủ yếu đến từ việc quen thuộc với các nền tảng hỗ trợ tổ chức webinar. Ngoài ra, một số webinar còn được yêu cầu chiếu trực tiếp để tiếp cận nhiều khán giả hơn, yêu cầu kỹ thuật lại cao hơn nữa.
Việc chuyển từ hình thức trực tiếp sang trực tuyến đến trong thời gian ngắn như hiện nay chủ yếu là do COVID-19. Sự chuyển biến có phần đột ngột khiến đội ngũ tổ chức không được chuẩn bị kỹ càng về mặt kỹ thuật.
Cách giải pháp: Khi chuẩn bị buổi webinar, cần chuẩn bị một kế hoạch quản lý rủi ro, bao gồm các rủi ro về kỹ thuật. Vài ngày trước buổi webinar, cần tổ chức một buổi chạy thử, thực hành các rủi ro có thể xảy ra và cách giải quyết.
Thiếu sự tương tác
Thông thường, diễn giả sẽ trình chiếu slide và nói một mình trong thời gian dài. Người tham gia cần phải tập trung vào những gì đang phát ra từ màn hình: âm thanh và hình ảnh. Dù đây là một việc nghe chừng rất dễ, nhưng thực ra không hề vậy.
Chúng ta dễ dàng bị phân tâm bởi những yếu tố ngoại cảnh như âm báo tin nhắn, thông báo từ mạng xã hội… Đây không phải là điều quá ngạc nhiên vì khả năng tập trung của con người là có giới hạn. Để tránh tình trạng này, hãy chuẩn bị nhiều công cụ tương tác. Những công cụ này không cần quá phức tạp, có thể chỉ là hình ảnh, video, tin nhắn trong phòng, khảo sát… để thu hút sự tập trung của người tham gia.
Ý tưởng sáng tạo tổ chức webinar
Thảo luận nhóm (Panel Discussion)
Một cách để khiến buổi webinar sống động hơn là tổ chức các phiên thảo luận nhóm (Panel Discussion). Như tên gọi, đây là cuộc thảo luận giữa một nhóm người, có thể là giữa các diễn giả, chuyên gia tham gia sự kiện. Càng nhiều người thì càng có nhiều ý tưởng. Khi nhiều ý tưởng được giới thiệu, buổi webinar sẽ gây ấn tượng mạnh với người tham gia.
Tuy nhiên, để tối ưu hóa ý tưởng này, buổi thảo luận nên có sự tham gia của một hay một số người tham gia. Thay vì chỉ nghe thụ động, người tham gia có thể tham gia chủ động vào buổi webinar. Việc có một người trong số khán giả được tham gia vào buổi thảo luận cũng sẽ khơi dậy hứng thú ở những người tham gia khác.
Các hoạt động thể chất
Trong một buổi webinar, người tổ chức và khách mời đều dành phần lớn, hoặc thậm chí toàn bộ thời gian để ngồi trước màn hình máy tính. Việc ngồi quá lâu trước hết không tốt cho sức khỏe, đồng thời khiến người tham gia cảm thấy chán nản.
Giải pháp là có thể bao hàm một số hoạt động thể chất trong buổi webinar. Các hoạt động này không nên tiêu tốn quá nhiều năng lượng như hoạt động ở một buổi hội thảo trực tiếp, mà vẫn đảm bảo có thể quan sát được hành động của người tham gia.
Một hoạt động được gợi ý là thiền, thường kéo dài trong 3-5 phút. Đây là một hoạt động nhẹ nhàng, không tốn quá nhiều sức lực. Sau những phần cung cấp nhiều thông tin thiền với các hoạt động sôi nổi khác, thiền sẽ là một nốt trầm trong buổi webinar giúp người tham gia nhìn lại quãng thời gian trong buổi webinar, họ đã học được gì, họ cảm thấy như thế nào…
Các hoạt động tương tác
Các hoạt động tương tác yêu cầu tất cả những người tham gia buổi webinar tham gia. Điều này đem đến cảm giác gần gũi, cảm giác thuộc về cho người tham gia, khiến họ sẵn sàng tham gia các hoạt động khác của buổi webinar.
Một số hoạt động tương tác thú vị có thể đến khảo sát, đặt câu hỏi với diễn giả, chia thành các phòng nhỏ để mọi người chia sẻ quan điểm của mình… Buổi khảo sát có thể dùng để hỏi về cảm xúc của người tham gia, họ có đang tận hưởng buổi webinar không, hoặc dùng để khảo sát mức độ hiểu biết của người tham gia về một vấn đề nào đó.
Ngoài những cách trên, một buổi webinar có thể kết hợp những trò chơi tương tác như Đoan từ khóa từ hình vẽ, Bingo, Tam sao thất bản. Nhìn chung, hầu hết những trò chơi thông thường trong một sự kiện trực tiếp đều có thể điều chỉnh sao cho thích hợp với các nền tảng online. Một số trang web bạn có thể sử dụng để tạo các hoạt động tương tác là Kahoot, Gather.
Webinar là một lựa chọn thích hợp trong mùa dịch như bây giờ. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm tổ chức một webinar, lời khuyên của Cohousing là hãy tham gia thật nhiều webinar để học hỏi cách tổ chức webinar thông thường nhé.
